나만의 효율적인 시간 관리 방법! 팁 5가지

오늘도 외근을 다녀온 후 사무실에 들어오니 팀원들이 줄을 서서 기다리고 있었습니다. 이거 컨펌해 주세요, 저거는 어떻게 할까요 등등, 번호표를 뽑고 기다리는 팀원들과의 씨름을 끝내고, 밀린 메일과 제가 해야 할 업무들을 처리하다 보면 어느덧 저녁 시간을 훌쩍 넘기기 일쑤입니다.
 
녹초가 된 정신과 몸을 이끌고 대중교통에 몸을 맡기는것이 일상.
 
반복되는 업무 속에서 과연 효율적으로 시간관리를 할 수는 있는 것인지?
어떻게 해야 스트레스를 줄이고 나만의 시간을 확보할 수가 있을지 대한 고민으로,

여기저기 자료 검색과 조언으로, 효율적인 시간 관리의 팁 5가지에 대해서 정리해 보았습니다.
 

 
1. 매일매일 TO-DO 리스트를 세팅하고 결과 관리하기 (To-Do List & Time Tracking)
제가 회사에서 가장 많이 사용하는 방법인 것 같습니다. 매일 아침에 출근을 하면 A4용지에 할 일 (TO-DO)을 리스트업하고 하나하나 지워가며 일을 합니다.
이렇게 하면 매일의 할 일을 명확하게 정리하며, A4에 리스트업 하면서 자연스럽게 순위를 정하고 관리하게 됨으로써, 중요한 일이 뒤로 밀리지 않게 처리가 가능하게 합니다.

 
2. 불필요한 업무, 급하지 않은 업무 거절하기 (Saying No)
저에게 있어서 가장 어려운 일인 듯합니다만, 또한 가장 해야 할 일이라고 생각하는 부분입니다.
우리의 리소스는 한정되어 있기에, 한정된 리소스를 중요 업무에 집중하는 것이 중요하며, 이를 위해서는 불필요한 업무, 급하지 않은 업무를 구분하고 이에 대한 요청에 대해서는 과감하게 거절하는 능력이 필요합니다. 이러한 방법이 가장 확실하게 시간 낭비를 줄이는 일이 됩니다.

 
3. 업무에 우선순위 정하기 (Prioritization)
일을 하다 보면 많은 일들을 동시에 처리해야 하는 경우가 허다합니다. 하지만 사람의 뇌구조 특성상 사실은 멀티태스킹이 아니라고 합니다.
본인이 멀티태스킹을 한다고 믿고 있지만, 사실은 인간의 뇌에서 빠른 속도로 태스크들을 스위칭 하는 방법 이라고 합니다.
즉, 이러한 원리를 고려하여 동시에 많은 일을 처리하는 것 보다는, 할 일들에 우선순위를 정하여 순서대로 가장 빠르게 처리하는 것이 시간관리를 더욱 효율적으로 만들어 줍니다.
 

오늘도 회사에서 멀티태스킹을 하며 하루를 보냈습니다.

 

대표적인 시간관리 툴로 Eisenhower 매트릭스를 꼽을 수 있습니다. 아마 어디선가 들으셨을 듯싶긴 하네요, 해당 표 기준으로 의사결정과 업무의 우선순위를 매긴다면 시간을 효율적으로 관리하며, 업무의 생산성을 향상할 수 있을 듯합니다.

출처 : Time management _ The Eigenhower Matrix (Wikipedia)

4. 하루를 쪼개서 관리하는 타임 블로킹 (Time Blocking)
타임 블로킹이란, 하루를 일정한 시간 단위로 나누고, 각 블록마다 해야 할 업무를 할당하는 일정 관리 기법입니다. 이렇게 업무를 세팅하면 해당 시간에 특정 업무에 자연스럽게 집중할 수 있도록 만들어 주기에, 시간 낭비를 줄여주고 관리 목표를 명확하게 하는데 효과적입니다.
 
타임 블로킹을 실행하기 위해서는 먼저, 업무의 우선순위를 설정하며, 이것(회의, 보고서 작성 등)을 큰 블록으로 설정합니다.
이렇게 세팅된 업무 우선순위마다 정해진 시간을 할당하여 계획을 세팅합니다. 여기에는 휴식시간 또한 포함시켜야 합니다.
한주, 한 달의 일정 주기를 정하고, 주기마다 매번 점검을 통해서 개선해야 부분을 조정하면 타임 블로킹의 효율성을 향상시킵니다.

출처 : One of the early adopters of timeblocking was Benjamin Franklin (Wikipedia)

 
5. Pomodoro 기법 활용 (Pomodoro Technique)
 
Pomodoro 기법은 가정에 있는 Pomodoro kitchen timer를 활용하여 짧은 시간 동안 집중과 휴식을 반복하며 업무의 집중도를 향상하겠다는 관리기법입니다.
예를 들어 25분 동안 집중하며, 이후 약 5분 간의 짧은 휴식을 유지하는 방법으로, 이렇게 되면 집중과 휴식의 균형을 유지하여 생산성을 높일 수 있다는 이야기입니다.
 
방법으로는, 우선 업무의 우선순위를 정합니다. 이후에 해당 우선순위에 맞춰 25분 동안 집중, 5분간의 휴식을 반복함으로써, 집중력을 최대한 유지시키면서 잠깐잠깐의 휴식으로 지치지 않고 업무를 처리할 수 있게하는 방법입니다.
 

출처 : A pomodoro kitchen timer (Wikipedia)

사실 효율적인 시간관리 말이 쉽지, 정말 어려운 일인 것 같습니다. 쉬고 싶고, 놀고 싶고 등등의 유혹을 이겨내며, 내가 해야 할 일들을 다시금 고찰하고 우선순위를 정한다는 게. 별거 아니게 보일 수도 있지만, 이러한 과정 또한 하나의 일로 간주될 수 있기에 실행하기란 여간 어렵지 않을 수 없습니다.
그래도 하나하나 시도해 보고, 그리고 꾸준히 하다 보면, 언젠가 이것이 습관화되어, 나만의 효율적인 시간관리 툴로 거듭날 수 있을 것입니다.

시간 관리는 삶의 질을 높여주는 중요 기술입니다. 오늘부터라도 보다 효율적으로 시간 관리를 해 봐야 겠습니다!!